Taller de Seguimiento de Proyectos. Sevilla 2020

Comunicación Gestión del conocimiento Proyectos

Siguiendo con el desarrollo del Programa de Embajadoras/es del Conocimiento de la Junta de Andalucía, en su edición 2019-2020, el pasado 18 de febrero se realizó el Taller de Seguimiento de Proyectos de Gestión del Conocimiento. Había llegado por fin el reencuentro entre participantes. La mayoría no se veía desde que se conocieran en el Lanzamiento de los Proyectos el pasado mes de noviembre, en Baeza. Para algunos/as participantes incluso era la primera vez que se ponían las caras (quienes no pudieron ir a Baeza) tras haber estado trabajando en el proyecto varios meses de manera virtual. Es, por tanto, un hito del programa Embajadores/as del Conocimiento al que se llega con muchas ganas y que a su vez se vive con cierto nerviosismo pues supone dar a conocer el estado de los proyectos.

A lo largo de la jornada se mostraron los avances. Asimismo, se pusieron de manifiesto las dudas y dificultades. También se recibió el feedback cruzado entre grupos y para esto se experimentó una técnica basada en el Diseño para la Acción Sabia. Todo ello, como es habitual en el Programa de Embajadoras/es del Conocimiento, haciendo uso de metodologías colaborativas.

Bienvenida y Check-In  «SENTIMIENTOS ESCONDIDOS»

Con esta dinámica se pretende conocer qué sensaciones tiene cada participante respecto al proyecto en el que colabora. El Check-In fue anónimo para favorecer al máximo la sinceridad. Cada persona de forma individual tenía que responder en un post-it a la siguiente pregunta:

¿Cómo me siento en estos momentos con respecto a mi proyecto y mi equipo?

Posteriormente, cada uno/a saca al azar un “sentimiento escondido” y tras leerlo en voz alta, le lanza un mensaje de refuerzo o de motivación, según el contenido, a quién lo haya escrito. A continuación, cada uno de los sentimiento fue pegado en una cartulina de color en función de lo positivo o negativo que fuera. Las sensaciones transmitidas fueron en su mayoría positivas. Había satisfacción con el trabajo realizado hasta el momento en el equipo en el que se estaba trabajando y en general con la participación en el programa.

Presentación de los proyectos y Feedback

Este es un momento importante. Después de algún tiempo trabajando grupal e individualmente, se hacía necesario que llegara la hora de realizar un seguimiento presencial. Los 6 equipos presentaron los avances de sus respectivos proyectos. Se hizo en un formato breve de 7 minutos. El objetivo es conocer la propuesta de cada uno de los grupos, qué valor se obtiene del proyecto, resultados y situación actual. En general se mostró el buen ritmo experimentado y también la definición de los objetivos a futuro.

GC02 – Revista Digital

GC06 – Identificación del Conocimiento Crítico

GC08 – Implantando la cultura Audiovisual de la Junta de Andalucía

GC10 – Comunicación y Difusión de la Gestión del Conocimiento

GC11 – Encuentros Intergeneracionales

GC12 – Casólog@s

Mientras cada grupo realizó su presentación, el resto de participantes tomó notas en post-it. Para que una vez terminada la exposición de todos los proyectos pudieran recoger un feedback colectivo.

Seguimiento Proyecto Audiovisuales

Retrospectiva de los proyectos

Llega el momento de trabajo presencial con nuestro grupo. Se hace a partir de la reflexión sobre algunas preguntas clave. Los tiempos están muy medidos y controlados. Se busca optimizar el proceso en cada iteración:

– Dar respuesta a la pregunta sobre lo que nos habían pedido

– Recordar lo que nos comprometimos a hacer

– Y contar lo que hemos hecho hasta ese momento (con una mirada apreciativa y positiva)

Una vez realizado este análisis grupal procedimos a la autobaremación del nivel de consecución de los objetivos. Es fundamental dedicar en el grupo ese tiempo de reflexión y análisis de los logros alcanzados y de los obstáculos encontrados. Todo ello permitirá afrontar de manera más realista los siguientes pasos en la implementación de los proyectos.

Comida. Almuerzo 2.0

Es ya una marca del programa la celebración de un almuerzo colaborativo en las sesiones presenciales. Las viandas que se degustan son aportadas libremente por cada embajador/a. Es un momento de la jornada para conversar íntimamente de manera más informal y relajada. Y más aún cuando la meteorología y el entorno nos permiten disfrutarlo en un contexto al aire libre como así fue.

Viandas colaborativas
Viandas colaborativas
Almuerzo 2.0

Superamos la siesta

El reto ahora es dejar la comida atrás y enfrentarnos a la intensa tarde formativa, y ya se sabe que con el estómago lleno y el calorcito de Sevilla el sopor invade nuestro cuerpo, una amenaza para la tarde.

¿Quién dijo decaimiento?  Nos reactivamos con dinamismo, diversión y un poco de humor con el juego de adivinar películas a través de la mímica. Pero la diversión escondía una «trampa» el grupo ganador se encargaría de recoger la cosecha de lo acontecido en la jornada.

Quo Vadis ¿Hacia dónde nos dirigimos?

Esta dinámica está basada en el liderazgo participativo e inspirada en el DISEÑO PARA LA ACCIÓN SABIA, que permite facilitar procesos para obtener potentes resultados, promoviendo que los participantes se entrenen y puedan pedir y recibir apoyo y consejos sabios acerca de sus proyectos. La actividad se focalizó en torno a la pregunta:

«¿Cómo nos organizamos para llegar al final?«

Se desarrollaron tres iteraciones.

En una primera ronda trabaja cada equipo en su proyecto. Posteriormente, en las dos siguientes se mantiene un anfitrión por equipo. Mientras el resto de componentes se dispersa por las mesas de otros proyectos prestando ayuda.

Una vez recibidas las aportaciones libres y espontáneas de los compañeros y compañeras a cada proyecto, se volvieron a reunir los miembros del equipo para concretar, ya sí, los próximos pasos y exponer su compromiso público al resto de grupos.

Este momento de polinización cruzada entre proyectos aumenta las visiones de cada grupo acerca de los objetivos marcados. A partir de estos intercambios se obtienen numerosas ideas que pueden ser puestas en marcha.

Próximos pasos

Tras trabajar todo el día en los proyectos, se recordó la hoja de ruta de la edición del Programa de Embajadoras/es 2019-2020, incidiendo en la idoneidad de trabajar hacia productos entregables concretos y limitados, siendo realistas con el tiempo y el esfuerzo que realmente cada equipo puede dedicar a su proyecto.

Check-out

Y con el final de la jornada llegó el Check-out. La cosecha del día para ver cómo terminamos y qué nos llevamos después de un intenso trabajo. En este taller, el Check-out se planteó teniendo como reflexión qué había sido lo mejor de la jornada y propuestas de mejora.

Cada participante tuvo unos minutos para pensar y definir con una frase o una palabra, lo siguiente:

¿Qué me ha gustado más del día de hoy?

¿Qué podría mejorar?

A continuación se fueron exponiendo de viva voz a todo el grupo por parte de cada participante qué era lo que más le había gustado y qué habría de mejorarse. Posteriormente, se colocaron los post-it en su panel. A continuación se puede ver el resultado del Check-Out.

Acabada la Jornada, nos emplazamos para el siguiente Taller de Métricas de Gestión del Conocimiento previsto realizarse en Málaga a finales de abril, pero dada la situación generado por la COVID 19, tuvo lugar de forma virtual, otro paso más en la Gestión del Conocimiento de este Programa de Embajadoras/es, que en breve se publicará.

Foto de Grupo en el Seguimiento de Proyectos, Febrero 2020

2 comentarios sobre «Taller de Seguimiento de Proyectos. Sevilla 2020»

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